Cách Viết Email Phàn Nàn Bằng Tiếng Anh

I. Cách Viết Email Phàn Nàn Bằng Tiếng Anh

1. Opening (phần mở đầu)

Cấu trúc:

Dear ……,

Miêu tả tình huống/ điều muốn phàn nàn:

• I am writing to complain about ……
• We would like to inform you that ……..
• I am writing to place a complaint against ……

Lưu ý:

• Đi thẳng vào vấn đề (lí do bạn viết thư, bạn phàn nàn điều gì)
• Giữ thái độ lịch sự với người nhận thư vì có thể họ không phải là người gây ra lỗi
• Sử dụng ngôn ngữ khách quan
• Nên đưa thông tin chính xác, cụ thể về vấn đề (diễn ra giờ nào, hoặc ngày tháng năm nào)

2. Body (phần nội dung)

- Trình bày những vấn đề bạn gặp phải:

• I think the reason is that ……..
• Could you tell your department to check the ……?
• I would appreciate your looking into this.
• I have to say that ……
• I must point out that ……..

- Đề xuất giải pháp:

• It should put the matter right if ………
• I think the best solution would be ………
• I would much appreciate it if you ……….
• I think the best way to solve the problems is to ………

3. Ending (kết thư)

- Cung cấp thông tin liên hệ của bạn để người đọc có thể phản hồi.

• Please call me at …… or send me email via ……
• You can contact me on ….. to discuss this matter further.

- Gia hạn về thời gian phản hồi hoặc sửa chữa từ người đọc.

• Please ensure this sort of problem does not arise again.
• I hope you will look into the matter and give me an immediate reply.
• I expect to hear from your company with a solution by …. [date].

- Cuối thư, bạn đừng quên lời chào và chữ kí.

• Your faithfully,
• Yours respectfully,

II. Viết thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh

Sample 1

Dear Mr. Schellhammer,

I am writing this letter to you to complain about the flat that you have arranged for me. I only moved into this flat three weeks ago but the situation is already getting out of hand.

The flat is completely infested with insects, especially cockroaches. I can hear them crawling around when I am in bed, which is too terrifying for me to have a good sleep. This also raises concerns about the hygiene of the whole place since I can't even leave my food around the house without the fear of cockroaches being all over them.

When I asked for accommodation, I thought I was going to have a decent and clean place but this is definitely not what I have signed up for. I hope you can look into this problem now and call a pest control company to sort this situation out.

I am looking forward to hearing back from you.

Best regards,

Dịch

Kính gửi ông Schellhammer,

Tôi viết thư này cho ông để phàn nàn về căn hộ mà ông đã sắp xếp cho tôi. Tôi chỉ mới chuyển đến căn hộ này ba tuần trước nhưng tình hình đã vượt ngoài tầm kiểm soát của tôi.

Căn hộ có đầy côn trùng, đặc biệt là gián. Tôi có thể nghe thấy tiếng chúng bò xung quanh khi nằm trên giường, điều này quá kinh hãi nên tôi không thể có một giấc ngủ ngon. Điều này cũng làm dấy lên lo ngại về vấn đề vệ sinh của toàn bộ căn hộ vì tôi thậm chí không thể để thức ăn xung quanh nhà vì sợ gián bò ở khắp nơi.

Khi tôi yêu cầu chỗ ở, tôi nghĩ mình sẽ có một nơi ở tươm tất và sạch sẽ nhưng đây chắc chắn không phải là căn hộ theo tiêu chuẩn như những gì tôi đã đăng ký. Tôi hy vọng ông có thể xem xét vấn đề này ngay lập tức và gọi công ty kiểm soát dịch hại để giải quyết tình huống này.

Tôi rất mong nhận được phản hồi từ ông.

Trân trọng,

Sample 2

Dear Madam,

I am writing to complain about the quality of service at your restaurant on February 7, 2023.

That evening, I went to your restaurant at 100 Cau Giay for dinner. However, the beefsteak that I ordered was not hot. I have discussed this with the staff here but did not receive support.

Therefore, I look forward to hearing from you as soon as possible on this matter.

Please reply to me at 0987.679.xxx.

Thank you for reading this letter of mine.

Best regards,

Ly Ly.

Dịch

Thưa bà,

Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng dịch vụ tại nhà hàng của bà vào ngày 7 tháng 2 năm 2023.

Tối hôm đó, tôi đến nhà hàng của bà ở 100 Cầu Giấy để ăn tối. Tuy nhiên, món bò bít tết mà tôi gọi không được nóng. Tôi đã trao đổi việc này với nhân viên tại đây nhưng không nhận được sự hỗ trợ.

Vì vậy, tôi mong muốn được nghe từ bà sớm nhất về vấn đề này.

Vui lòng phản hồi lại cho tôi theo số 0987.679.xxx.

Cảm ơn bà đã đọc bức thư này của tôi.

Trân trọng,

Ly Ly.

Sample 3

Dear Sir,

My name is Adison who purchased online a dress from your shop and my order number is #26102001. However, against all my expectations, I was fairly dissatisfied with quality of the product and its delayed arrival.

Firstly, I placed the order online on 15th January. But not until two weeks had gone by did I receive this product while you promised to send it to me for around 6 days. Secondly, the product I got is faulty one and it is far different from what I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress only have a few similarities in comparison with the product you suggested me. In addition to, you gave me a yellow one instead of sending me a white dress as I ordered.

I will not demand a refund but please arrange for a replacement of this product at the earliest. I hope that this problem will be solved promptly.

Yours faithfully,

Adison

Dịch

Chào bạn,

Tên mình là Adison người đã đặt mua online một chiếc váy từ cửa hàng của bạn và mã hàng của mình là #26102001. Tuy vậy, đối lập với sự mong chờ của mình thì mình cảm thấy khá là thất vọng với chất lượng của sản phẩm và việc giao hàng trễ.

Điều đầu tiên, mình đã đặt hàng này vào ngày 15/1. Nhưng mãi đến hai tuần sau thì mình mới nhận được hàng trong khi bạn hứa là trong vòng sáu ngày là hàng sẽ được gửi đến. Điều tiếp nữa là hàng mà mình nhận được là sản phẩm lỗi và nó khác hoàn toàn với cái mà mình nhìn trên trang web. Chất liệu vải và hoạ tiết của chiếc váy chỉ có một số điểm giống nhau khi so sánh nó với sản phẩm mà bạn giới thiệu với mình. Thêm vào đó, bạn lại gửi cho mình một cái váy màu vàng thay vì gửi cho mình cái màu trắng mà mình đã yêu cầu trước đó.

Mình không yêu cầu bạn phải hoàn tiền nhưng mong bạn sắp xếp và gửi một sản phẩm khác thay thế sớm nhất có thể. Mình hi vọng vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng.

Thân mến,

Adison.

Sample 4

Dear Sir,

My name is Addison. I purchased online a dress from your shop and my order number is #26102001. However, against all my expectations, I was fairly dissatisfied with the quality of the product and its delayed arrival.

Firstly, I placed the order online on the 15th of January. But not until two weeks had gone by did I receive this product while you promised to send it to me for around 6 days. Secondly, the product I got is a faulty one and it is far different from what I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress only have a few similarities in comparison with the product you suggested to me. In addition, you gave me a yellow one instead of sending me a white dress as I ordered.

I will not demand a refund but please arrange for a replacement of this product at the earliest. I hope that this problem will be solved promptly.

Yours faithfully,

Adison

Dịch

Xin chào ngài,

Tên tôi là Addison. Tôi đã mua một chiếc váy trực tuyến từ cửa hàng của bạn và số đơn đặt hàng của tôi là #26102001. Tuy nhiên, trái với mọi mong đợi của tôi, tôi khá không hài lòng với chất lượng của sản phẩm và việc giao hàng chậm trễ.

Đầu tiên, tôi đã đặt hàng trực tuyến vào ngày 15 tháng Giêng. Nhưng phải hai tuần trôi qua tôi mới nhận được sản phẩm này trong khi bạn hứa sẽ gửi cho tôi trong khoảng 6 ngày. Thứ hai, sản phẩm tôi nhận được là một sản phẩm bị lỗi và nó khác xa so với những gì tôi thấy trên trang web. Chất liệu vải và hoa văn của váy chỉ có một số điểm tương đồng so với sản phẩm bạn gợi ý cho tôi. Ngoài ra, bạn đã gửi cho tôi một chiếc màu vàng thay vì gửi cho tôi một chiếc váy màu trắng như tôi đã đặt hàng.

Tôi sẽ không yêu cầu hoàn lại tiền nhưng vui lòng sắp xếp để thay thế sản phẩm này sớm nhất. Tôi hy vọng rằng vấn đề này sẽ được giải quyết kịp thời.

Trân trọng,

Adison

Sample 5

Dear Sir/ Madam,

I went to Big Star cinema which belongs to your company last Saturday, and I must say that it was the worst experience at a cinema I have ever had. I came there to watch the film Avengers at 7 pm, but I had to leave early when the film did not finish due to some unwanted events. First of all, I had purchased a pair of tickets online and paid via my credit card; however, when I came to check in, the staff said that he did not receive any confirmation of my tickets and I had to buy new ones. I really wanted to watch it so I agreed with him even though I was a little bit confused and upset. I also bought a large box of popcorn and two cups of soft drink, but the service staff only gave me a medium sized box after he had charged me enough money for the large one. I did not have a chance to complain because there were too many people on the line, and he also did not mind to listen to me. When I finally found my seat inside the theater, I had to clean it up myself because it seemed that the janitor did not clean the area after the last movie. I was sitting there and wondering that why did I even need to spend a whole lot of money to get the anger and unsatisfactory. My friend was upset, too; but we tried to watch the movie because we had already suffered till that moment. However, some of the kids started to screaming and crying out loud but none of the staffs seemed to care about that. That was the last straw for us, and we decided to leave immediately even though it was just 15 minutes into the movie. I hope that you can take my complain serious and have a plan to improve your service. I will still come back for the next movie and expect a change.

Thank you for your time.

Sincerely,

Nha.

Dịch

Gửi Ông/ Bà,

Tôi đã đến rạp phim Big Star trực thuộc công ty của quý ngài vào thứ Bảy vừa rồi, và tôi phải nói rằng đó chính là trải nghiệm tồi tệ nhất mà tôi từng có tại một rạp phim. Tôi đến đó để xem bộ phim Avengers lúc 7 giờ tối, nhưng tôi phải bỏ về sớm khi bộ phim chưa kết thúc bởi vì một số chuyện không mong muốn. Đầu tiên, tôi đã mua một cặp vé trực tuyến và thanh toán bằng thẻ tín dụng của mình; tuy nhiên, khi tôi đến để nhận vé, nhân viên lại nói rằng không nhận được bất kì xác nhận nào về vé của tôi và tôi phải mua vé mới, Tôi rất muốn xem bộ phim đó cho nên tôi đã đồng ý với cậu ấy mặc dù tôi có hơi bối rối và thất vọng. Tôi cũng mua một hộp bắp rang bơ cỡ lớn và hai cốc nước có gas, nhưng nhân viên phục vụ chỉ đưa cho tôi hộp bắp cỡ vừa sau khi đã lấy đủ tiền cho hộp lớn. Tôi không có cơ hội để phàn nàn với cậu ấy bởi vì có rất nhiều người đang đứng xếp hàng và cậu ta cũng chẳng có vẻ gì là muốn nghe tôi nói. Khi tôi cuối cùng cũng tìm được chỗ bên trong rạp, tôi phải tự dọn dẹp chỗ ngồi vì nhân viên quét dọn có vẻ không dọn sạch sẽ khu vực này sau đợt chiếu phim vừa nãy. Tôi ngồi đó và tự hỏi tại sao tôi phải bỏ ra hàng đống tiền để chuốc lấy sự tức giận và không hài lòng. Bạn tôi cũng không được vui, nhưng chúng tôi cố gắng xem phim vì dù sao cũng đã chịu đựng được đến tận lúc đấy rồi. Tuy nhiên, một vài đứa trẻ bắt đầu la hét và khóc ầm ĩ nhưng không có nhân viên nào để tâm đến. Đó thật sự là giới hạn cuối cùng với chúng tôi, và chúng tôi quyết định rời đi ngay mặc dù phim chỉ mới chiếu được 15 phút. Tôi hy vọng quý ngài sẽ cân nhắc lời phàn nàn của tôi và có kế hoạch cải thiện dịch vụ. Tôi vẫn sẽ quay lại để xem bộ phim tiếp theo và trông đợi một sự thay đổi.

Xin cảm ơn vì đã dành thời gian đọc thư.

Chân thành,

Nhã.

Sample 6

Dear Sir / Madam,

I sincerely write this letter in order to give my opinion about your restaurant’s service, and I hope you can have an improvement from now on. Last Tuesday I had been to your Red Olive restaurant with my friends, and we had experience some unwanted things. The service staffs seemed to be tired or something that they did not greet us, and I thought that they did not want more customers to come in. After we made an order of some dishes, I noticed that the menu had an interesting combo, so I immediately called that staff to change to that one. It was just 2 minutes since we ordered the first one, but he said that the kitchen had already made them and we could not cancel. We were a little bit surprised of how fast your cooks were, but we all agreed to keep those dishes. However, it had been 15 minutes and we did not see any of our food, so we called him and asked where were the foods that your kitchen had already cooked in just two minutes after we ordered, and he said he would check it out. He would not come back in another 15 minutes; we called other staff to ask about the situation. He said that some of the foods we had ordered were out of stock, and we needed to choose other dishes. We were all angry with their attitude and the way they behaved to their customers, so we asked to see the manager or the owner of the restaurant. One man showed up and said that the owner was not present at the moment, and after that all he could say was just sorry. I asked to see the staff who first took our order, but that man said that his shift was over and he had left the restaurant. I could not believe a big brand like yours having trouble in training the staffs, and we all left without waiting any longer. I hope my letter will acknowledge you about your staffs, so there will not be any customer have to suffer like us.

Thank you for your consideration.

Sincerely,

Nha.

Dịch

Gửi Ông / Bà,

Tôi xin chân thành viết lá thư này để góp ý về dịch vụ nhà hàng của quý ngài, và tôi hy vọng từ giờ quý ngài sẽ có thể có sự cải thiện. Thứ Ba vừa rồi tôi đã đến nhà hàng Oliu Đỏ của quý ngài cùng với một vài người bạn của tôi, và chúng tôi đã gặp phải một số việc không mong muốn. Nhân viên phục vụ trông có vẻ rất mệt mỏi hay vì vấn đề gì đó mà họ đã không chào đón chúng tôi, và tôi nghĩ rằng họ cũng không muốn có thêm khách vào nhà hàng. Sau khi chúng tôi đã gọi được một vài món, tôi để ý thấy thực đơn có một phần ăn khá thú vị, vậy nên tôi lập tức gọi người phục vụ ấy lại để đổi qua món đó. Chúng tôi chỉ mới gọi món ăn đầu được khoảng 2 phút thôi, nhưng cậu ấy nói nhà bếp đã hoàn thành xong món ăn rồi và chúng tôi không thể huỷ được. Chúng tôi hơi ngạc nhiên về tốc độ của đầu bếp nhà hàng, nhưng chúng tôi đều đồng ý giữ nguyên những món đó. Tuy nhiên, đã 15 phút trôi qua nhưng chúng tôi không thấy món ăn của mình, nên tôi gọi cậu ta để hỏi về món ăn mà nhà bếp đã nấu xong chỉ trong vòng 2 phút sau khi được gọi, và cậu ta nói sẽ đi kiểm tra lại. Cậu ta đã không trở ra trong khoảng 15 phút nữa, nên chúng tôi phải gọi nhân viên khác để hỏi về tình hình. Cậu ta nói một vài món ăn chúng tôi gọi hiện đã ngưng phục vụ, và chúng tôi phải chọn những món khác. Chúng tôi đều rất tức giận bởi thái độ của họ và cách họ cư xử với khách hàng, vậy nên chúng tôi yêu cầu được gặp quản lý hoặc chủ nhà hàng. Có một người xuất hiện và nói rằng chủ nhà hàng hiện tại không có mặt, và sau đó những gì anh ta có thể nói chỉ là xin lỗi. Tôi yêu cầu được gặp người phục vụ lúc đầu, nhưng anh ta nói cậu ấy đã hết ca làm và rời khỏi nhà hàng rồi. Tôi không thể tin được một tên tuổi lớn như quý ngài lại gặp rắc rối trong việc đào tạo nhân viên, và chúng tôi ngay lập tức rời khỏi đó. Tôi hy vọng lá thư của tôi sẽ cho quý ngài biết được về nhân viên của mình, để không vị khách nào phải chịu đựng như chúng tôi nữa.

Cảm ơn về sự quan tâm của quý ngài.

Chân thành,

Sample 7

Dear Sir,

I am writing this letter to express my disappointment with the quality of service from your company. I booked online a package tour on the website of your company but unfortunately, the trip did not live up to my expectations.

When it comes to my trip, I was deeply dissatisfied not only with delayed flight but also low- quality service from your company. As I booked all- inclusive vacation package, the accommodation at least should have provided necessities to satisfy my demands but it did not. For three days, I had to live cramped in a narrow and lightly furnished room. In addition to, the air conditioner and the shower were out of order, which really annoyed me. Moreover, a visit to the zoo was cancelled unwarrantedly only because of rainy weather.

In this worst case scenario, I expect to receive a refund from your company for all the charges I paid or any measures you could take to compensate for me. I look forward to a swift solution to this matter.

Yours sincerely,

Anna

Dịch

Xin chào Ngài

Tôi viết thư này là để nói rằng tôi rất thất vọng với dịch vụ của công ty. Tôi đã mua một chuyến đi trọn gói trên website của công ty nhưng đáng tiếc là chuyến đi đã không như kỳ vọng của tôi.

Nói về chuyến đi, tôi không thoải mái không chỉ về việc chuyến bay bị trễ mà chất lượng phục vụ của công ty rất tồi tệ. Vì tôi đã mua tour trọn gói, ít nhất thì nơi tôi ở phải có đầy đủ những thứ cần thiết để phục vụ nhu cầu của tôi, nhưng đáng tiếc là không như vậy. Tôi phải sinh hoạt trong một căn phòng chật chội và ít đồ đạc suốt 3 ngày. Không những thế, máy điều hoà và vòi hoa sen còn bị hỏng khiến tôi rất khó chịu. Và chuyến đi tới sở thú cũng bị hủy một cách không chính đáng chỉ vì lí do là trời mưa.

Trong tình cảnh tồi tệ này, tôi yêu cầu công ty bồi hoàn lại số tiền cho tôi hoặc có giải pháp nào đó để đền bù cho tôi.

Trân trọng,

Anna